État des lieux de location de véhicule : la check-list complète

Équipe Flotly — publié le 11 septembre 2026 · 7 min de lecture

Zone par zone, ce qu’un état des lieux de location doit contenir au départ et au retour pour qu’un dégât ne se transforme pas en litige : photos, kilométrage, carburant, équipements, signatures.

Un état des lieux de location de véhicule est le document, signé par le loueur et le locataire, qui décrit l’état du véhicule au départ puis au retour. Pour être utile en cas de désaccord, il contient au minimum : l’identification du véhicule et du contrat, la date et l’heure, le kilométrage, le niveau de carburant ou de charge, la liste des dégâts existants zone par zone avec photos datées, l’inventaire des équipements et les signatures des deux parties. Le retour se fait avec la même grille, pour comparer point par point.

Cet article donne la check-list complète, l’ordre de prise de vue qui évite les oublis, et les erreurs qui rendent un état des lieux inutilisable le jour où il compte.

À quoi sert vraiment un état des lieux

Un dégât constaté au retour n’est facturable que si l’on peut montrer qu’il n’existait pas au départ. Sans état des lieux de départ précis, le locataire peut soutenir que la rayure « était déjà là » — et le loueur n’a rien pour le contredire. L’état des lieux n’est donc pas une formalité : c’est la seule pièce qui permet de distinguer ce qui a été livré de ce qui a été rendu.

Il protège aussi le locataire : un dégât signalé et photographié au départ ne pourra pas lui être imputé au retour.

La check-list complète, zone par zone

L’ordre ci-dessous est celui d’un tour du véhicule, toujours dans le même sens. Le respecter systématiquement évite les zones oubliées et rend les états des lieux comparables d’un agent à l’autre.

1. Identification

• Immatriculation, marque, modèle et, si possible, numéro de série (VIN).
• Numéro du contrat ou de la réservation, nom du locataire, agence de départ.
• Date et heure exactes, nom de l’agent qui réalise l’état des lieux.
• Kilométrage au compteur et niveau de carburant (ou de charge pour un véhicule électrique), photographiés sur le tableau de bord.

2. Extérieur

• Face avant : pare-chocs, calandre, capot, optiques, plaque.
• Côté gauche puis côté droit : ailes, portières, bas de caisse, rétroviseurs, poignées.
• Face arrière : pare-chocs, hayon ou coffre, feux, plaque.
• Toit, pare-brise et vitrages : impacts, fissures, rayures d’essuie-glace.
• Jantes et pneus : rayures de trottoir, usure, roue de secours ou kit anticrevaison.
• Pour un deux-roues : carénages, repose-pieds, leviers, selle, béquille. Pour un utilitaire : plancher et parois de la zone de chargement, hayon, sangles.

3. Intérieur

• Sièges, ciel de toit, moquettes : taches, brûlures, déchirures.
• Tableau de bord et console : rayures, boutons manquants, voyants allumés au démarrage.
• Propreté générale et odeur (tabac, animaux) — à noter au départ pour pouvoir facturer un nettoyage au retour.
• Coffre : tapis, cache-bagages, outillage, cric, triangle, gilet.

4. Équipements et documents

• Accessoires fournis : siège enfant, GPS, chaînes, câble de recharge, casques pour un deux-roues.
• Documents à bord : certificat d’immatriculation ou copie, attestation d’assurance, constat amiable vierge.
• Nombre de clés ou de badges remis.

5. Signatures

Les deux parties signent le document de départ, puis celui de retour. Chaque dégât relevé doit être visible du locataire au moment où il signe : c’est ce qui rend le constat contradictoire, et donc difficile à contester ensuite.

Le protocole photo qui tient le jour où il compte

Une photo n’a de valeur que si l’on peut dire quand elle a été prise, de quoi il s’agit, et qu’elle n’a pas été retouchée. Quelques règles simples :

1. Toujours les mêmes prises de vue, dans le même ordre : quatre faces, quatre angles, chaque roue, tableau de bord, intérieur avant et arrière, coffre.
2. Une vue d’ensemble puis un gros plan pour chaque dégât, avec un repère d’échelle si possible (une pièce de monnaie, une clé).
3. En lumière suffisante, sans reflet direct sur la carrosserie ; sous la pluie ou de nuit, préciser les conditions sur le document.
4. Horodatage et localisation enregistrés avec la photo, pas ajoutés à la main après coup.
5. Conservation dans le dossier de la location, jamais dans la galerie personnelle d’un téléphone.

Un outil d’état des lieux numérique fait ces cinq choses à la place de l’agent. Dans Flotly, chaque photo est prise dans un parcours guidé zone par zone, horodatée, géolocalisée et scellée par une empreinte SHA-256 au moment de l’enregistrement — ce qui permet de démontrer ensuite qu’elle n’a pas été modifiée. Le détail de la méthode est expliqué dans comment faire un état des lieux opposable en cas de litige.

Départ et retour : la comparaison

Un état des lieux de retour n’a d’intérêt que comparé à celui du départ. Au retour, on reprend exactement la même grille, on note les nouveaux dégâts et on les rapproche des photos de départ. Trois cas se présentent :

• Le dégât existait au départ, photo à l’appui : rien à facturer.
• Le dégât est nouveau : il est décrit, photographié, et sa réparation fait l’objet d’un devis ou d’un tarif de grille communiqué au locataire.
• Le doute persiste (photo de départ floue, zone non photographiée) : dans la pratique, le doute profite au locataire. C’est exactement ce que la check-list de départ sert à éviter.

Sur le plan financier, la caution sert à couvrir ce qui est facturé au retour. Le montant retenu doit s’appuyer sur le constat comparé et sur un justificatif de coût — jamais sur une estimation orale. Le mécanisme est détaillé dans caution de location : empreinte, capture, restitution.

Les erreurs qui rendent un état des lieux inutilisable

• Un état des lieux de départ « rapide » parce que le client est pressé : c’est celui-là qui manquera au retour.
• Des cases « RAS » cochées sans photo : le document affirme, il ne prouve rien.
• Des photos prises avec le téléphone personnel de l’agent, envoyées par messagerie, sans date fiable.
• Un retour constaté sans le locataire, sans lui envoyer le constat le jour même.
• Un document de départ et un document de retour dans deux formats différents, impossibles à comparer ligne à ligne.

Papier ou numérique ?

Un état des lieux papier bien tenu reste un constat comme un autre. Il montre vite ses limites : photos séparées du document, écriture illisible, exemplaire perdu, comparaison de retour faite de mémoire. Le numérique n’est pas une obligation ; c’est un moyen de rendre le protocole ci-dessus systématique, pour tous les agents, à chaque location. Si vous restez sur papier, notre modèle d’état des lieux gratuit reprend cette grille, à imprimer en deux exemplaires.